TUTCEL nedir? Nasıl çalışır?

Arabulucu Av. Halil Doğan tarafından kendi kullanımı için geliştirilmiş, arabulucuların hizmetine ücretsiz olarak sunulmuş, ismini TUTanak ( TUT ) ve ExCEL ( CEL ) den almış bir excel dosyasıdır.

Esas olan bilgileri bir kez girip, kodlar yardımıyla onları işleme tabi tutup ilgili diğer sayfalara göndererek tutanaklar hazırlamak suretiyle arabulucunun iş yükünü hafifletmektir.

------------

Tutcel dosyamızda 21 sayfa vardır.

Dosyalar üç kısma ayrılır.

Birinci kısım sayfalar:(veri giriş sayfaları)

Kullanıcının bilgi girişi yaptığı sayfalar.  Rakamlı dosyalar veri girişi ve tercihlerin yapıldığı sayfalardır.

0-Arabulucu

1-dosya

2-taraflar-başvurucu

2-taraflar-diger

3-katılanlar-1

3-katılanlar-2

3-katılanlar-3

4-talepler

5-tercihler

5-tercihler-is

6-ödeme

İkinci kısım sayfalar : (işlemci sayfalar)

Rakamlı sayfalara girilen verileri arka planda işleyen, kullanıcının kullanmadığı sayfalardır.

Metinler

Kodlar

Üçüncü kısım dosyalar: (Çıktı sayfaları)

Bu sayfalar işlenmiş verilerin ekrana çıkış sayfalarıdır. Tutanak, dilekçe vb. Direkt yazıcıdan çıkış alınabilir. Kopyalanıp udf, word veya editör dosyalarına yapıştırılabilir. Pdf e dönüştürülüp başkalarıyla paylaşılabilir yada digital ortamda saklanabilir.

Foy

Belirleme

Mesaj

İlk Tutanak

İkinci Tutanak

Son Tutanak

Anlaşma

Savcılık

------------

0-Arabulucu sayfası

Kullanıcı arabulucunun tutanaklar, dilekçe ve mesajlarda kullanılacak şahsi bilgilerinin girildiği ve sonrasında pek ihtiyaç olmayan bir sayfadır. Kullanıcı bilgi girişinden sonra göz önünde bulunmaması için gizleyebilir.

Bu sayfa,

sürecin başlama tarihi,

1.,2. Ve 3. Toplantı tarih ve saatleri,

Süreç başlama tarihi girildikten sonra başlama tarihini, bulunulan günü ve sürecin biteceği tarihini (uyuşmazlık türüne göre) gösterdiği bir takvimi,

Sürecin bitişine kaç gün kaldığını,

Uyuşmazlığa ait dosya numaralarını,

Uyuşmazlık dosyasını gönderen büronun adını,

Uyuşmazlığın türünü belirlediğimiz seçenekleri,

Sürecin bitişinin esastan veya usulden olup olmadığını,

Sürecin bitişinin usulden ise hangisinden olduğunu belirttiğimiz sayfadır.

Ofiste tuttuğumuz dosyalarımızın kapak bilgilerini içeren sayfadır.

Sürecin nasıl bittiğine dair 2 sonuç türünden (Esas Ve Usül) biri tercih kutusundan seçilmelidir. Esastan sonuçlanmada "Anlaşma", Görüşerek Anlaşamama" ve Görüşme olmadan anlaşamama" şıkları vardır. Bu şıklar "katılanlar" ve "tercihler" sayfasındaki bilgilere göre otomatik algılanır ve tutanaklara yansır.

Usulden sonuçlanmada ise ARABULUCULUĞA UYGUN OLUNMAMASI, KONUSUZ KALMA-BAŞVURUCUNUN VAZGEÇMESİ, YETKİSİZLİK ve SEHVEN KAYIT seçeneklerden birini “1-dosya” sayfasında seçmek gerekir. Tercihe göre önceden yazılmış metinler tutanağa otomatik gelir.

------------

2-taraflar-başvurucu ve 2-taraflar-diger sayfaları

Taraflar, “Başvurucu” ve “Diğer taraf” diye ikiye ayrılmıştır.

Başvurucular : “2-taraflar-başvurucu” sayfasına,

Diğer Taraflar : “2-taraflar-diger” sayfasına yazılır.

20 adet başvurucu ismi, 20 adet Diğer taraf ismi toplamda 40 taraf ismi girilebilir.

Her tarafa 1 temsilci, 1 vekil bölümü ayrılmıştır. Dolayısıyla taraf temsilcileri ve vekilleri için de 80 bölüm ayrılmıştır.

Birinci başvurucunun ve ilk iki “Diğer Taraf”ın komisyonla temsil edilen kuruluş olabileceği varsayılmış ve bu kurumlara 3 er komisyon üyesi bölümü de ayrılmıştır.

Toplamda 129 isim girilebilecek bölüm ayrılmıştır.

Komisyonla temsil edilen kuruluşlar adına vekil tarafından başvuru yapılabilirse de toplantıya komisyon üyeleri katılacağından vekil isimleri katılanlar sayfasında gözükmez.

------------

3-katılanlar-1 - 3-katılanlar-2 - 3-katılanlar-3 sayfaları

Süreç açısından azami 3 toplantı öngörülmüş olup

Toplantı başladığında yüz yüze katılanların, telekonferansla katılanların ve katılmayanların tutanağa otomatik yazılabilmesi için "3-katılanlar" sayfasındaki kutucuklara tik atılması gerekmektedir.

------------

3-katılanlar-1 , 3-katılanlar-2 , 3-katılanlar-3 sayfaları:

Katılanlar sayfası azami 3 toplantıya göre ayarlanmış olup, toplantı sayısına göre her biri için ayrı bir sayfa hazırlanmıştır.

1. Toplantı için : 3-katılanlar-1

2. Toplantı içim: 3-katılanlar-2

3. Toplantı içim: 3-katılanlar-3 sayfaları vardır.

Bu sayfalara taraf, temsilci, vekil, komisyon üyesi olarak taraf sayfalarına yazılanlardan toplantıya katılma hakkı olanlar otomatik olarak gelir. Kullanıcı sadece karşılarına katılımla ilgili onay kutularına tik atmasıyla katılanların sıfatları tutanaklara “başvurucu 1” veya “Diğer Taraf 1” katıldı diye işlenir.

Bu sayfalarda katılanlar-katılmayanlar ilgili kutucuğa işaret koyularak belirlenir. Tercih kutuları "telekonferans","yüz yüze" ve “katılmadı” diye üç, sonrasında “ulaşıldı”, "ulaşılamadı” olarak iki sütun daha ilave edilerek beş sütuna ayrılmıştır.

Taraflar dosyalarına girilen taraf, temsilcisi ve vekili isimleri otomatik bu sayfaya geldiğinden elle müdahale olmamalıdır. Gelen isim karşısındaki telekonferans, yüz yüze ve katılmadı seçilmeli, sonra tarafa ulaşıldı da mı katılmadı, ulaşılamadı da mı katılamadı cihetini belirlemek için “ulaşıldı”, "ulaşılamadı” şıklarından biri de seçilmelidir.

Katılanlar sayfasındaki seçeneklere göre hiç kimse katılmamış veya taraf teşkili olmamışsa sonuç "görüşmeden anlaşamama" olarak tutanağa dercedilir.

------------

4-talepler 5-tercihler-is - 5-tercihler :

Uyuşmazlıklar türüne göre (iş) ve (iş dışındaki tüm uyuşmazlıklar) olarak ikiye ayrılmış ve her birine ayrı bir sayfa açılmıştır.

İş uyuşmazlıkları                               : 4-tercihler-is

İş uyuşmazlığı dışındaki uyuşmazlıklar : 4-tercihler

İhtilaf iş uyuşmazlığı ise 4-tercihler-is teki şıklar seçilerek formlar doldurulur. İş uyuşmazlığında 3 senaryo üzerinden tercihler yönlendirilir. 1-Sadece işe iade 2- Sadece işe iade dışındaki talepler 3- Karma. Bu senaryolardan 2 veya 3. seçildiğinde taleplerin ne olduğu boş kutucuklara tik koyma suretiyle belirlenir. İş Uyuşmazlıklarında uyap başvurularında yazan 3o madde örneklenerek sıralanmış, ilave boş bölümler konmuştur. Buradaki metin değiştirilebilir, yeniden yazılabilir.

Diğer uyuşmazlıklar sayfasına uyapa yapılan başvuru sayfasındaki uyuşmazlıklar türü örneklenmiş, ve 58 madde halinde sırlanmıştır. Ayrıca 2 adet bölüm de boş bırakılmıştır. Kullanıcı bu boş yerlere yazabileceği gibi sıralanmış maddeleri de klavye yardımcılığıyla değiştirip kendi tanımlamasını yapabilir.

İş uyuşmazlığı dışındaki uyuşmazlıklara ait talepler 4-talepler sayfasında uyap başvurularında yazan maddeler halinde örneklenerek sıralanmış, ilave boş bölümler konmuştur. Buradaki metinler değiştirilebilir, yeniden yazılabilir.

4-Talepler yanındaki kutucuğa tik atılması halinde 5-tercihler sayfasında talepler kısmına elenerek otomatik yazılır. 5-tercihler sayfasında da talepler işaretlenmeli, kabul ve paralı kısımlar seçilmelidir.

(Taraf teşkili varsa) yandaki "kabul" kutucuğu işaretlendiğinde o talebin kabul edildiği veya edilmediği tutanağa dercedilir. Taleplerin hepsi kabul edildiğinde sonuç "Anlaşma", bir kısmı kabul edildiğinde "kısmi anlaşma", hiçbiri kabul edilmediğinde "görüşerek anlaşmama" olarak tutanağa yazdırılır.

Müzakere edilen konulardan anlaşılanlarının anlaşma maddesine kalem kalem yazılıp yazılmaması tercihi yapılmalıdır. Total bir rakam yazılacaksa "yazılmasın" şıkkı tercih edilmelidir.

Anlaşılamayan konular isim isim yazılmakla birlikte niçin anlaşılamadığı konusunda paralı uyuşmazlıkta "Alacak yok" ve "Anlaşılamadı", parasız uyuşmazlıkta "Hak yok" ve "Anlaşılamadı" diye ikişer seçenek vardır. Kısmi anlaşma halinde üzerinde anlaşılamayan ve başvurucunun dava açma hakkını saklı tuttuğu taleplerde "anlaşılamadı" seçilecektir.

Süreç bittiğinde dosya bilgileri otomatik gelmekle beraber, Son Tutanak ve Anlaşma sayfalarındaki sonuç kısmını "metinler" sayfasından değiştirmeden, "sadece bu ihtilafa özgü bir şeyler yazmak istiyorum" denmesi halinde, "4-tercihler" sayfasındaki “ilave bilgilendirme”, “ilave sonuç” ve “ilave anlaşma” metinleri bölümüne yazmanız halinde de otomatik olarak anlaşma tutanağı ve son tutanak metnine işlenir.

------------

6-ödeme sayfası

Tüm uyuşmazlık türleri için tek ödeme sayfası hazırlanmıştır.

Bu sayfada iki ödeme düzenlenmiştir.

1-Anlaşma bedeli

2-Anlaşmada arabulucu ücreti.

Anlaşma bedeli

Uyuşmazlık sonucunda ödenecek bir para varsa tercihler sayfasında belirlenen anlaşma bedeli diğer sayfalardan “5-ödeme” sayfasına otomatik gelir.

“5-ödeme” sayfasının birinci bölümünde, anlaşma bedelinin “Tek ödeme” ve “Taksitli” seçeneklerine göre belirleme imkanı sağlanmıştır.

Ödeme taksitli mi seçeneğine tıklanmamışsa sistem “Tek ödeme” olarak kabul eder. Anlaşma tutarı ve alt satırdaki vade tarihini yazılması halinde bilgiler (tutar ve vade) tutanağa otomatik geçer.

Taksitli seçeneği kutusuna tik atılması halinde 4 seçenek ortaya çıkar.

1-Taksit Tutarı Eşit- Vade Sıralı

2-Taksit Tutarı Serbest -Vade Sıralı

3-Taksit Tutarı Eşit -Vade Serbest

4-Taksit Tutarı Serbest- Vade Serbest

İki satırdaki tutar ve vade şıkları default olarak “serbest”tir. Kutucuğa tik atılması halinde tutar eşit, vade sıralı olabilir.

Taksitli kısımdaki tercihlerden sonra eğer tutar ve vade serbest seçilmişse klavyeden girişinizi yapmalısınız. Tutar eşit seçilmiş ise girdiğiniz tutar girilen taksit sayısına otomatik bölünür. Vade sıralı seçilmişse girilen ilk tarihten sonra birer ay sonrası otomatik olarak belirlenir.

“6-ödeme” sayfasının ikinci bölümünde, anlaşma bedelinin kim veya kimler tarafından kime ya da kimlere yapılacağı bu sayfaya otomatik gelen taraf sıfatlarının yanındaki onay kutucukları seçilerek belirlenir. Ödeyecek taraf sayısı da ödenecek taraf sayısı da birden fazla seçilebilir. Ödemenin taraf vekiline yapılmak istenmesi halinde "ödeme vekile" kutucuğuna da tik atılmalıdır.

Arabulucu ücreti

Talep ve kabulde para olsun olmasın bir anlaşma varsa arabulucu ücreti belirlenecek ve kimin ne zaman ne kadar ödeyeceği belirlenecektir. Bu bilgiler 6-ödeme sayfasının alt kısımlarında (anlaşma bedelinin kim//kime tercih kutularının yanındaki arabuluculuk ücretini kim ödeyecek kutuları seçilerek, ücret miktarı ve tarihi klavye yardımıyla girilecektir. Ödeme tarihi ayrıca yazılmazsa toplantı tarihini otomatik olarak tutanağa vade olarak işler.

Birden fazla kişi seçilebilir. www.arabulucuhesap.com dan veya başka yolla hesaplanan arabuluculuk ücreti bu bölümdeki yeşil kısımlara girilir. Arabuluculuk ücret tutarı olarak klavyeden girilen kısımlar alt satıra otomatik olarak "yazıyla" yazdırılır. Ödeyecek taraf sayısı birden fazla ise girilen tutarı, ödeyecek taraf sayısına bölüp alt satırlara rakam ve yazıyla yazar.

------------

Foy sayfası

Arabulucunun süreç başında çıktı alarak dosya takip foyu olarak kullanabileceği sayfadır. Dosya ve taraflar sayfalarındaki bilgiler otomatik gelir. İhtiyaç duyulmazsa ve ilk etap kullanıldıktan sonra gizlenebilir.

------------

Belirleme sayfası:

Daire başkanlığı dışında arabulucu belirleme tutanağını içeren bir sayfadır. Bilgiler yine önceki sayfalardan gelir.

------------

Mesaj sayfası

Taraflar ve/veya vekillerine gönderilecek “ilk mesaj”, “ilk toplantı daveti” ve “toplantı bu gün” mesajları bu sayfada kime gönderilecek tercihi yapılarak çıkan metin kopyalanarak whatsapp veya maille gönderilir. Dosya bilgileri "1-dosya" , "2-taraflar-başvurucu" ve “2-taraflar-diger” sayfasından otomatik gelir, tekrar girmeye gerek olmaz. Kopyalanan mesaj whatsapp’a direk yapıştırıldığında metin olarak değil resim olarak geçer. Metin olarak yapıştırılmak isteniyorsa whatsapta sağ klikte "metin olarak yapıştır" seçeneği yapıştırılmalıdır.

------------

İlk Tutanak Sayfası

İlk toplantıda, toplantı sonucu beklenmeden tutanağı alıp çıkmak isteyene için “ilk tutanak” sayfasında herhangi bir işlem yapılmadan direkt bir çıktı alıp, tarafa verilip, toplantıya devam edilebilir.

İlk Toplantıda erteleme varsa ertelenen tarih ve saat, “1-dosya” sayfasına girildiğinde ilk toplantı tutanağı erteleme maddesini de kapsayacak şeklide hazırlar.

------------

İkinci tutanak sayfası

Süreçte azami 3 toplantı kısıtı olduğundan “ilk” ve “son” olamayan aradaki toplantıda tutulan tutanağın düzenlendiği sayfadır. “3-katılanlar-2” sayfasında katılanların seçildiği ve “1-dosya” sayfasına 3. Toplantı tarih ve saatinin yazılmasıyla 2. Tutanak hazır hale gelir.

Eğer erteleme olmayıp süreç sonlamışsa artık bu toplantı ikinci toplantı olmayıp son toplantı olduğundan, ikinci toplantı tutanağı yerine “Son tutanak” ve “anlaşma tutanağı” hazırlanır.

------------

Son tutanak

Sürecin nasıl bittiğine dair son tutanaktır. İster esastan ister usulden bitsin, ister anlaşmayla isterse anlaşamama ile bitsin, diğer sayfalara girilen bilgilere göre otomatik olarak hazırlanır.

------------

Anlaşma Tutanak sayfası

Sürecin anlaşmayla bittiğinde tutulacak tutanak olup, diğer sayfalara girilen bilgilere göre otomatik olarak hazırlanır.

------------

Savcılık sayfası

Süreç anlaşma dışındaki seçeneklerden biriyle bitip, savcılığa makbuz kesildiğinde ilgili makama yazılacak üst yazı/ dilekçe metni “dilekçe” sayfasında yer almaktadır. Burada “Makbuz Tarihi” ve “makbuz no” nun elle girilmesi yeterli olacaktır. Dosyaya ait diğer bilgiler otomatik yerleştirilmektedir.

------------

Kodlar ve metinler sayfaları

Bu sayfalar kullanıcının kullanacağı sayfalar değildir.

"Metinler" ve “kodlar” sayfasında tutanaklara otomatik gelmesini istediğimiz metinler ve kodlar yazılmıştır. Kullanıcı metnin yerini değiştirmeden, aynı hücreye yeni yazı yazarak, muhtevasını değiştirmesi halinde yeni metin tutanaklara otomatik dercedilir. Açık kaynaklı bir kodlama olduğundan kodlar gizlenmemiştir. Ancak kodlu hücrelere kodlama bilmeden giriş yapılması halinde sistemin bozulma ihtimali vardır. Bu sebeple indirilen dosyayı orjinal haliyle bilgisayarda saklamak ya da yeniden indirmek gerekir.

Gizli olarak kalması daha uygundur.

------------

Önemli Notlar:

Taraf sayısı, temsilci ve vekillerin var olup olmamasına göre tutanak sayfalarındaki satırlar yer değiştirmektedir. Bu sebeple son tutanağa ve anlaşma tutanağına son şeklini verirken Ctrl+S tuşlarına basmanız halinde satır yükseklikleri kendiliğinden metnin çokluğuna göre ayarlanır.

***

1-İndirilen tutcel.xlsm dosyasının orijinal olarak saklanması,

2-arabulucu” sayfasında arabulucuya ait bilgiler girildikten sonra arabulucunun kendisine ait bir dosya adı belirleyerek (mesela tutcelH.xlsm tutcelin sonun Halil’in H sini eklemek gibi) farklı kaydedilmesi,

3-Dosya arabulucuya atandıktan sonra bu dosyanın bir kopyası “farklı kaydet” le arabulucunun o sadece o uyuşmazlığa ait bir numara veya bir isimle kaydedilmesi (Mesela “ara75.xlsm”.) arşiv açısından tavsiye olunur.